TEAMCOACH

Niet de schuldvraag, maar leren

Op een druilerige maandagochtend stond ik bij de koffieautomaat trof ik een medewerker aan die een cappuccinootjetapte. Het viel me op dat hij er met zijn aandacht niet bij was (hij haalde zijn beker al uit de automaat voordat de koffie volledig getapt was). Bovendien keek hij niet blij. En dus stelde ik hem de vraag: “Hoe is het met je?”

De medewerker begon te vertellen.

Hij was betrokken bij een voorval wat zich enkele weken geleden had voorgedaan. Er waren dingen niet goed gegaan. Onderling was er al wat gekonkel, zelfs 2 weken nadien. Nu is er een uitnodiging uitgegaan naar alle betrokkenen om samen over dit voorval te spreken. De vervolgvraag kwam als vanzelf: “Wat verwacht je van deze bijeenkomst?” Hij was al vaker bij dit soort bijeenkomsten geweest. En steeds was het een vervelende bijeenkomst geweest, met veel negatieve energie. Er werd vooral gezocht naar wat er fout was gegaan en wie de fout had gemaakt. Het was duidelijk.

De medewerker had hier geen zin in.

Ik deed hem een aanbod. “Hoe zou je het vinden als niet de schuldvraag, maar het leren centraal zou staan in zo’n bijeenkomst?” En ik voegde er aan toe dat ik graag als gespreksleider wil optreden om deze ombuiging te realiseren.
Dat leek hem wel wat. En het was supersnel geregeld. Hij belde de betrokken leidinggevende. Hij belde direct naar mij en binnen 5 minuten was het geregeld. Ik werd de gespreksleider van deze bijeenkomst.

Een paar dagen na deze bijeenkomst trof ik dezelfde medewerker weer. Hij begon er gelijk over. Hij was zo opgelucht. Het was zo anders dan anders. Het was gelukt om het werk centraal te stellen. En wat hij zelf zo opmerkelijk vond was dat het gelukt was om alle aanwezigen in het gesprek te betrekken en dat dat ertoe leidde dat de aanwezigen zelf en met elkaar een gedragen, verbeterde werkwijze hebben opgesteld. “We gaan het anders doen, beter!” riep hij terwijl hij zich haastte naar zijn volgende vergadering.

Wat leer ik van mijn eigen praktijk?

In mijn teamdialoogsessie met een docententeam kwam het gebruik van een youtube filmpje in de les aan de orde. Het was best een heftig filmpje geweest en de cursisten buitelden over elkaar heen met al hun oordelen en meningen. Na enige tijd was de lestijd om en werd de les beëindigd.

Met het docententeam ontspon een mooi gesprek over deze casus, waarbij handvatten werden gevonden om het leereffect van het gebruik van filmpjes in de les sterk te vergroten. Een belangrijk principe van een dergelijk praktijkleergesprek is dat de aanwezigen het oordeel uitstellen, want met het oordeel stopt het leren.
Enkele dagen later zat het docententeam weer bijeen. Nu zonder mij. Het was een regulier overleg. De teamchef kwam terug op de dialoogsessie en vond er nog wat van. De docent die het filmpje had gebruikt kreeg nu alsnog het oordeel en gaf aan dat na dat oordeel de rest van de vergadering inderdaad aan hem voorbij ging. Het blokkeerde gewoon.

De docent was moedig genoeg om dit voorval in de volgende praktijkleersessie bespreekbaar te maken. Er volgde een mooi gesprek, waarbij veel meer getoond werd dan de professie van docent. De docenten lieten zich zien als mens met een geschiedenis die verklaart waarom soms een gevoeligheid ontstaat of een drang om tot op detail man en paard te noemen. Er ontstond een grote stap voorwaarts in het zien van elkaar. Het begrijpen van elkaar via het tonen van oprechte interesse en door te vragen op wat maakt wat geleid heeft tot een specifieke handeling of keuze. Zo kunnen ze beter met elkaar in gesprek over het vak en samen het antwoord geven op de vraag: “Wat is hier goed docent-schap?”

Wat houdt me tegen?

Wil je werken aan je persoonlijke effectiviteit, dan is het bezit van enige reflectieve vaardigheden onmisbaar. Soms zit je iets in de weg en het lukt maar niet om volgende stappen te zetten.

Zo verging het ook met een deelnemer van de workshop die ik verzorgde. Waar anderen nog moeite hadden om het handelen echt van zichzelf te maken (“we gingen toen samen zus en zo”,  i.p.v. bijv. “Ik sprak toen de woorden uit…waardoor de ander…”) was deze dame echt bereid om echt naar zichzelf te kijken. Ze vertelde dat ze voor een groot en enorm moeilijk examen stond. Het was echt verschrikkelijk moeilijk en het vlotte maar niet met de studie. De stof bleef maar niet ‘plakken’.

Ze stond open voor een klein onderzoek naar haar eigen overtuigingen. Het betreffende examen was de laatste stap voor haar om hulpofficier van justitie te worden (hOvJ). Het zijn van hOvJ is bij de politie niet niks. Het is immers de functionaris die bijv. besluit of een burger in de cel moet of niet. Maar voor deze deelneemster was de hOvJ echt een grootheid. Een wandelend wetboek, een allesweter. Haar overtuiging was zo groots dat het ervoor zorgde dat ze bevroor. Met elkaar en met inbreng van andere deelnemers (die bijv. erop wezen dat ook in taal je heersende overtuiging merkbaar is) koppelden we haar (belemmerende) overtuiging aan haar gedrag. Om vervolgens samen te zoeken naar een helpende overtuiging met daarbij behorende gedrag.

Ik nodigde haar uit om de helpende overtuiging hardop aan de groep uit te spreken. De belemmering zat zo diep, dat het eerst niet lukte. Sterker nog, er kwamen tranen[1]. Samen konden we voorbeelden vinden van haar eigen functioneren. Ze kon vertellen wat ze zoal deed in haar werk. Een paar collega’s van haar zaten ook in de workshop en konden aanvullen. Zo werd duidelijk dat ze een aantal vaardigheden die ze als hOvJ moet inzetten al in haar eigen werk laat zien. We bespraken het gedrag wat hoort bij de helpende overtuiging en uiteindelijk sprak ze die helpende overtuiging uit: “HovJ? Dat kan ik al.”

[1] Tranen zijn voor mij geen bewijs voor zwakte maar hier een prachtige aankondiging dat er intern een verandering ten goede gaande is.

Wat levert deze bijeenkomst op?

Een klein dorpje in het zuiden van het land werd opgeschrikt door een heftige stalking-zaak. Het bij deze zaak betrokken basisteam van politie vroeg mij om samen met de betrokken partners en afdelingen deze zaak te evalueren in een zgn. terugdraaisessie.

Zo’n 20 mensen, actief betrokkenen bij deze zaak, zaten in een kring en onder begeleiding van mij en een ervaren collega werd de zaak geëvalueerd. Het werk stond centraal. Samen werd gekeken naar de informatie die er op dat moment was en wat de overwegingen waren van de betrokkenen om op dat moment een specifieke actie al dan niet in te zetten. Zo ontstond een gesprek waarin de details van de zaak bloot kwamen te liggen en men begon te snappen waarom de betrokkenen in deze zaak zo en zo hadden gehandeld. Terwijl we deze sessie begeleidden door o.a. verdiepende vragen te stellen, tekende ik wat zoal de revue passeerde.

Toen alle 20 betrokkenen hun zegje hadden gedaan en de terugdraaiing compleet was vroeg de aanwezige eenheidschef zich hardop af wat dit ons nu brengt.

Het bleek het logische moment om de flip-over met de visuele notulen erbij te halen. Met behulp van de tekeningen vatte ik het gehele gesprek (van zo’n 2,5uur) samen en vulde dit aan met zgn. handelingsprincipes, die ik kon optekenen door uitspraken van de aanwezigen te vertalen naar deze principes. Het hielp de groep om niet te vervallen in een aanscherping van protocollen, maar juist om meer te vertrouwen in het vakmanschap van de betrokkenen die met elkaar afspraken deze principes van handelen centraal te stellen.